Privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van ita Est nalatenschapscoach (ita Est) , gevestigd aan de Anna Polaklaan 16,
1187 PX te Amstelveen. ita Est is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring staat beschreven.
Contactgegevens
ita Est nalatenschapscoach
Anna Polaklaan 16
1187 PX te Amstelveen
T 0649766618
Email info@ita-est.com
www.ita-est.com
kvk nummer 69024782
Doel
Doel van deze privacyverklaring is om u te informeren welke gegevens van u worden vastgelegd en hoe ita Est met uw gegevens omgaat. We zijn ons ervan bewust dat u persoonlijke en vertrouwelijke informatie met ons deelt en wij hechten veel belang aan uw privacy.
Toestemming
Als u contact opneemt via het contactformulier op deze website gaat u automatisch akkoord met deze privacyverklaring. Bij het bezoeken van de website kan u gevraagd worden om cookies te accepteren, zie meer daarover verderop in deze privacyverklaring.
Iedere klant of opdrachtgever is op basis van de aan ita Est verstrekte opdracht automatisch akkoord met deze privacyverklaring.
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
1. Contact Om contact met uw op te nemen. Als u contact zoekt met ita Est worden er een aantal gegevens opgeslagen om u te kunnen bereiken. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan naam, emailadres en telefoonnummer.
2. Leveren van diensten Als u gebruik maakt van onze diensten, leggen we daarvan twee dossiers aan; een klantdossier en een procesdossier. De verstrekte informatie wordt alleen gebruikt voor het uitvoeren van de afgesproken dienstverlening. De dossiers zijn vertrouwelijk, u kunt ze niet zelf online beheren en ze zijn niet openbaar.
In het klantdossier worden de gegevens vastgelegd die nodig zijn om u te kunnen coachen, te begeleiden bij uw administratie en/of om uw wensen voor het levensdossier of testament in kaart te brengen. Indien er fysieke documenten aan ons worden verstrekt, worden deze na de opdracht aan u geretourneerd.
In het procesdossier worden documenten aangaande de voortgang en administratie van de opdracht vastgelegd, zoals een opdracht-bevestiging, overeenkomsten, verslagen, notities, correspondentie en facturen. In dit dossier kunnen ook gegevens worden vastgelegd die ten behoeve van de dienstverlening verkregen zijn van derden, zoals van collega’s, adviseurs, notarissen, juristen, overige personen of bedrijven die betrokken zijn op dit proces.
3. Wettelijke verplichtingen Het voeren van een administratie is een wettelijke verplichting. Op grond daarvan verwerkt ita Est persoonsgegevens als naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Het uitvoeren van audits door bevoegde autoriteiten en toezichthouders zijn toegestaan.
Bewaarperiode persoonsgegevens
ita Est bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Onze bewaartermijnen zijn als volgt:
Personalia bewaren we maximaal 7 jaar na het laatste contact. Deze termijn is noodzakelijk om gefactureerde diensten aan de belastingdienst te kunnen laten zien.
Het klantdossier en het procesdossier bewaren we tot 2 jaar na beëindiging van het contract. Deze termijn wordt aangehouden om eventuele vragen te kunnen beantwoorden en om aan een verzoek van u om informatie te kunnen voldoen.
Het kan zijn dat er aanleiding is om een dossier langer te bewaren, als bijvoorbeeld de wet of een bevoegde autoriteit daarom vraagt, of in geval van een gerechtelijke procedure. In dat geval wordt de bewaartermijn verlengd. Wij zijn verplicht om daarvan melding te maken.
Beveiliging
We besteden veel zorg aan de beveiliging van uw persoonsgegevens. ita Est beheert uw gegevens in beveiligde werkruimten en systemen. Uw gegevens worden alleen beheerd op de beveiligde server van ita Est of bij één van onze contractpartners waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten.
De website www.ita-est.com is beveiligd met SSL, dat kunt u zien aan het slotje in de adres balk van de webbrowser. Er worden geen fysieke kopieën gemaakt van uw persoonsgegevens, een email met persoonsgegevens wordt versleuteld verstuurd, zodat deze informatie niet gemakkelijk onderschept kan worden.
Gebruik van cookies of vergelijkbare technieken
ita Est gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of telefoon. ita Est gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit, die ervoor zorgen dat de website goed werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden behouden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.
Bij uw bezoek aan de website wordt u, daar waar nodig, geïnformeerd over deze cookies en wordt uw toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Informatie die al eerder is opgeslagen kunt u via de instellingen van uw browser verwijderen.
Op de website kunnen ook door derden cookies worden geplaatst. Dit zijn bijvoorbeeld social mediabedrijven en/of adverteerders. Wij wijzen u erop dat ita Est niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere websites en bronnen.
Verstrekking gegevens aan derden
Wij geven de door u verstrekte gegevens alleen door aan derden als dat noodzakelijk is voor de levering van de door u aangevraagde diensten én nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken zijn wij niet verantwoordelijk voor de wijze waarop uw gegevens door deze derde worden beschermd en verwerkt.
Zonder uw toestemming zal ita Est de gegevens die u verstrekt heeft niet doorgeven aan andere partijen, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld is als de politie gegevens bij ons opvraagt in het kader van een fraudeonderzoek. In dat geval is ita Est wettelijk verplicht om gegevens beschikbaar te stellen ten behoeve van het onderzoek.
Wat zijn uw rechten?
Het kan zijn dat u niet precies meer weet welke gegevens u verstrekt heeft, of dat er gegevens veranderd zijn. Hieronder staat beschreven wat uw rechten zijn.
Recht op inzage U heeft het recht om te allen tijde uw gegevens op te vragen die door ita Est zijn vastgelegd en bewaard. Als u inzage wenst kunt u daarvoor contact opnemen met ita Est, wij geven u dan een overzicht van uw gegevens.
Recht op rectificatie Zijn uw gegevens onjuist of gewijzigd? Neemt u dan contact op met ita Est om deze wijzigingen in de gegevens toe te passen.
Recht op overdracht Indien u besluit om over te stappen naar een ander bedrijf of naar een andere dienstverlener, dan heeft u recht op overdracht van uw gegevens. U kunt daartoe een schriftelijk verzoek indienen.
Recht op wissen van gegevens Als u wenst dat uw gegevens niet langer bij ita Est zijn vastgelegd, dan heeft u recht op het laten verwijderen van gegevens. Dit kan echter alleen voor gegevens die niet meer relevant zijn voor de wettelijke uitvoering en verantwoording van het bedrijf.
Klachtrecht Als u onverhoopt niet tevreden bent over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan horen we dat graag van u, zodat we naar een oplossing kunnen zoeken. Mochten we er toch niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoongegevens.nl
Bij het uitvoeren van één of meer van bovengenoemde rechten kunnen wij u vragen om zich te legitimeren en om een kopie van uw identiteitsbewijs ten behoeve van dit doel te overleggen. Wij streven ernaar om een verzoek binnen een week te beantwoorden.
Nederlands recht
Op deze privacyverklaring is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Deze privacyverklaring kan uitsluitend integraal worden geaccepteerd.
Wijzigingen in de privacyverklaring
ita Est toetst de privacyverklaring regelmatig en kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wijzigingen worden op onze website gepubliceerd. Als u deze privacyverklaring geregeld raadpleegt, blijft u op de hoogte van de wijzigingen.
Vragen of opmerkingen?
Ons privacy beleid en de interne procedures worden regelmatig gecontroleerd. Als u vragen of opmerkingen heeft, of als u vermoedt dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd, of u heeft bewijzen van misbruik, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen.
Einde privacyverklaring